Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke opplysninger som innhentes. Det er behandlingsansvarlig som er ansvarlig for at håndteringen av dine personopplysninger skjer iht. den gjeldende personopplysningsloven.

Daglig leder i hvert av franchiseselskapene(ASK-kontorene) er ansvarlig for behandling og etterlevelse av personopplysninger som tilkommer og behandles hos det aktuelle kontoret. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til fagansvarlig på hvert av kontorene.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte oss – se kontaktopplysninger nedenfor.

ASK samler inn, registrerer og behandler personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi innhenter kun de opplysningene som er nødvendig for at vi skal kunne følge deg opp som kunde / bruker / interessent på en best mulig måte samt at vi som eiendomsmeglingsforetak ivaretar våre forpliktelser iht. lover, forskrifter og god meglerskikk.

Ditt personvern er viktig for oss og vi har rutiner for at behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernreglene, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning eller ikke, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en fysisk person.

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke hovedformål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

• oppfylle avtaler om leveranse av eiendomsmeglingstjenester og andre tjenester, herunder bistand ifb. kjøp eller salg, gjennomføring av befaring og/eller foreta verdivurdering av kundes bolig
• markedsføre eiendom og besvare henvendelser knyttet til markedsføringen
• markedsføres foretakets og levere tjenester til våre brukere og kunder
• oppfølging av interessenter og budgivere
• kundeundersøkelser for å sikre en best mulig opplevelse for våre kunder
• formidle utbyggers beskjeder og informasjon ifb. prosjektsalg
• utføre eiendomsmeglingsforetakets kontrolltiltak
• påmelding til arrangementer vi arrangerer
• tilpasse funksjonalitet på nettsiden vår
• rekruttere, utvikle og markedsføre medarbeidere

Personopplysninger samles inn fra kunden / bruker, men også fra eksempelvis banker, kommuner, grunneiere, forretningsførere og leverandører som eksempelvis Ambita, Kartverket og Eiendomsverdi. 

Personopplysningene som samles inn er blant annet; navn, fødselsnummer /d-nummer, statsborgerskap og kopi av legitimasjon, kontonummer ifb. oppgjør, heftelser på eiendommen, lovpålagte opplysninger ifb. undersøkelse av pep-status og plikter iht. hvitvASKingsloven, telefonnummer, adresse og e-postadresse og annen kontaktinformasjon, relevant informasjon ifb. oppgjør, herunder saldo på lån og eventuelle utleggsforretninger, avtaler som vedrører eiendommen, opplysninger om bolig / eiendom, som ligningsverdi, kommunale opplysninger, informasjon fra borettslag / sameie og grunneier, eiendommens rettigheter og forpliktelser, og bilder mm. som benyttes ifb. avtalt markedsføring.

Personopplysninger vil ikke bli innhentet eller behandlet uten at det foreligger et rettslig grunnlag. 

Det rettslige grunnlaget varierer og vil være en eller flere av følgende grunnlag:

• samtykke, GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav a
• nødvendig for oppfyllelse av avtale, GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav b
• nødvendig for oppfyllelse av rettslig forpliktelse, GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav c
• en konkret interesseavveining tilsier at det er nødvendig, GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav f

Det er frivillig for deg om du ønsker å avgi personopplysninger eller ikke, men dersom du skal bli kunde (selger, kjøper, gi bud mv.) eller ønsker å benytte deg av våre andre produkter / holde deg oppdatert via  våre nyhetsbrev e.l. har vi behov og i de fleste tilfeller en rettslig forpliktelse for å innhente og lagre opplysninger om deg.

Vi innhenter, lagrer og behandler opplysninger om deg når du er kunde hos et av våre kontorer, enten som selger, kjøper, budgiver, interessent, i forbindelse med befaring/verdivurdering eller om du som kunde fyller inn informasjon på vår nettside. 

For kundeforhold som gjelder bistand for kjøp, salg eller verdivurdering har vi flere rettslige forpliktelser som gir oss et rettslig grunnlag, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, for å behandle personopplysninger. Dette gjelder eksempelvis kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvASKingsloven, herunder id-kontroll, screening mm.

Registreringen av kontaktopplysninger er nødvendig for å kunne inngå et kundeforhold / inngåavtale med deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. 

For innhenting av personopplysninger for utsendelse av nyhetsbrev, registrering i boliginteressentsregisteret e.l. vil grunnlaget for innhenting av personopplysninger være ditt samtykke, jf GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. 

I de tilfeller vi ikke har en forpliktelse, i medhold av lov, forskrift, god meglerskikk e.l. og innhentingen bygger på samtykke kan samtykket når som helst trekkes tilbake. I disse tilfellene vil vi innhente og lagre personopplysninger i forbindelse med at du registrer deg på våre nettsider eller ber om en konkret tjeneste fra oss. Opplysningene brukes i hovedsak for å levere ønskede / bestilte tjeneste, som utsendelse av salgsoppgave, svar på henvendelse, utsendelse av nyhetsbrev eller oppfølging for mulig befaring, utsendelse av tilbud, markedsføringsmateriale m.v.. For behandling av personopplysning der grunnlaget er samtykke vil vi innhente samtykke for hvert formål, slik at du selv velger hvilke(t) formål vi skal kunne benytte dine personopplysninger til.

Ved bruk av vår nettside samler vi inn atferdsdata, gjennom bruk av informasjonskapsler(små tekstfiler), ofte kalt «Cookies», som lagres i nettleseren din. 

Informasjonen som innhentes via informasjonskapslene benyttes til å optimalisere innholdet på nettsiden vår, se bruksmønster samt tilpasse målrettet annonsering. Bruk av atferdsdata til disse formålene forutsetter at du har samtykket og du kan dermed selv velge hvilke av disse informasjonskapsler som vi kan benytte og slå av de du ikke ønsker. Grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Noen av informasjonskapslene er imidlertid nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden skal fungere og ivareta sikkerhet ved din bruk av siden. De nødvendige informasjonskapslene kan ikke deaktiveres. Disse slettes umiddelbart etter ditt besøk på siden.

Videre benytter vi Google Analytics, en analysetjeneste fra Google, som generer statistikk om besøk og bevegelsesmønster på vår nettside. Disse dataene benyttes kun for å forbedre / optimalisere nettsiden. Google Analytics samler inn din IP-adresse, ikke navn eller annen identifiserbar informasjon. Data samlet inn ved hjelp av Google Analytics kombineres ikke med andre personopplysninger.

Se https://policies.google.com/privacy for nærmere informasjon om Personverninnstillinger og googles personvernregler.

ASK oppbevarer ikke data og dokumenter som er knyttet til et eiendomsmegleroppdrag, herunder personopplysninger, lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller så lenge vi plikter iht. lov eller forskrift. Eksempelvis skal vi, iht. eiendomsmeglerforskriften, å oppbevare alle dokumenter knyttet til eiendomsmegleroppdrag i minst 10 år. Videre har vi en oppbevaringsplikt i 10 år iht. hvitvaskingsloven. Dette innebærer at vi må oppbevare innhentede personopplysninger og data knyttet til eiendomsmeglingsoppdrag, herunder opplysninger om selger, kjøper visningsdeltakere, registrerte interessenter og budgivere i minst 10 år og at personopplysninger som er innhentet i denne forbindelse tidligst kan slettes 10 år etter oppdraget er arkivert. Det innebærer videre at man som kunde ikke kan kreve at disse opplysningene slettet i perioden. Opplysningene som oppbevares iht. dette grunnlag vil imidlertid ikke bli benyttet til annet enn arkivformål uten at det foreligger et annet behandlingsgrunnlag for å benytte personopplysningene til det andre formålet. Ivaretakelse av at disse begrensninger til bruk av personopplysninger sikres gjennom tilgangsstyringer i våre saksbehandlingssystemer og klare rutiner for bruk.

Er personopplysningene ikke er knyttet til et eiendomsmegleroppdrag oppbevares personopplysninger i 180 dager etter siste aktivitet.

Ved registrering i boliginteressentsregisteret eller nyhetsbrev, vil vi oppbevare dine persondata i 180 dager etter at profil / søk er blitt avsluttet eller du har meldt deg ut. Du kan når som helst endre ditt søk eller melde deg av nyhetsbrev eller boliginteressentregisteret. 

Personopplysninger knyttet til spørreundersøkelser til selgere, kjøpere og ved gjennomført befaring blir slettet etter besvarelse eller 7 dager etter utsendelse av undersøkelsen, dersom denne ikke besvares.

Vi deler informasjon i nødvendig grad med offentlige myndigheter, våre databehandlere og andre nødvendige tredjeparter i den utstrekning det er nødvendig for utøvelse av vår virksomhet.

Videre vil vi dele Opplysninger knyttet til eiendommen, adresse, gårds- og bruksnummer, eventuelt seksjonsnummer, festenummer, eieform, boligtype, organisasjonsnummer, andelsnummer, antall rom, soverom, primærrom, bruksareal, etasje, byggeår, tomt, kommunenummer, verdivurdering, takst, prisantydning, salgspris og bilder av eiendommen mv., til selskap / bransjeorganisasjoner som Eiendomsverdi AS og Eiendom Norge(statistiske og informasjonsformål). Behandlingsgrunnlaget for utlevering av disse opplysningene er personopplysningsloven og GDPR artikkel 6, nr. 1 bokstav f. Ved vurderingen er det lagt vekt på at opplysningene stort sett uansett er offentlig tilgjengelig og at allmennyttige hensyn (som statistikk, verdivurdering ved finansiering mv.), overstiger eventuelle personvernulemper.

Enn videre vil vi, iht. avtale med selger, videreformidle selgeres kontaktinformasjon til takstmenn, fotografer, stylist mm. ifb. salgsprosessen. Videre vil nødvendig informasjon om bolig, herunder informasjon fra grunneier, forretningsfører, kommunen, selgers egenerklæring mm. bli videreformidlet til takstmann ifb. takstmannens arbeid med bestilt takst / tilstandsrapport. Personopplysninger vil også måtte gjøres tilgjengelig for andre samarbeidspartnere / kontaktpunkter ifb. vårt oppdrag, herunder Statens Kartverk, Infoland / Ambita, forretningsførere, grunneiere, utbyggere ved prosjektsalg mv.  ASK behandler de personopplysningene som er nødvendig for at vi skal kunne levere den avtalte tjenesten. Grunnlaget for utlevering og behandling av personopplysninger til disse er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f. 

Personopplysninger vil også deles med markedsføringskanaler som aviser(amedia AS m.fl), trykkerier, sosiale medier(eksempelvis Facebook og Instgram m.fl.), finn.no(schibsted AS) og andre markedsføringskanaler samt Studio Eik AS som ferdigstiller design og distribuerer annonser for meglerforetakene. Medieselskap, aviser o.l. er selvstendige behandlingsansvarlige for behandling av personopplysninger i forbindelse med markedsføringen. Markedsføring vil skje iht. avtale med og samtykke fra oppdragsgiver.  

Ønsker kjøper eller selger å tegne eirskifte- eller boligkjøperforsikring vil megler utlevere nødvendige personopplysninger til Gjensidige eller Help ifb. tegningen.. Forsikringsselskapene opptrer i henhold til databehandleravtale. 

Ved oppgjøret vil salgsdokumentasjon bli oversendt til eksternt oppgjørsselskap, Gran Oppgjør AS, som gjennomfører oppgjøret. 

Personopplysninger vil også være tilgjengelig internt i ASK-kjeden, herunder for franchisegiver ASK Label AS, som ledd i faglig oppfølging / kontroll samt ivareta vår leveranse. Dette kan eksempelvis være for å ivareta interessentregister, salgspriser, om et kontor har vært på befaring mv.

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til ovennevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Tredjeparter som mottar personopplysninger fra oss er forpliktet til å behandle disse med fortrolighet og ivareta sine forpliktelser iht. gjeldende personvernlovgivning.

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på kunder / kontakter og som har bestilt  nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. 

Vi vil også benytte noen salg ifb. vår markedsføring / markedsføring av våre meglere. Dette innebærer blant annet at en eiendoms adresse, salgssum, areal mv. kan benyttes ifb. utsendelser / markedsføring. Dette skjer eventuelt iht. avtale med selger.

Behandlingsgrunnlaget for disse behandlingene er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a (samtykke).

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

• Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. For det tilfelle at du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
• Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
• Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi vi er lovpålagt å beholde personopplysningene i en bestemt periode av dokumentasjonshensyn. 
• Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss.
• Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om klageadgangen her; https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/klage-til-datatilsynet/

Personopplysningene lagres på servere innenfor EU/EØS. Oppstår det et behov for å overføre personopplysninger ut av EØS, eksempelvis ved omplassering av servere eller bruk av supportpersonell vil vi sørge for at overføring reguleres av databehandleravtaler og at nødvendige garantier stilles.

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. For det tilfelle at vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene publiseres på denne nettsiden 14 dager før de iverksettes.